やるなら今でしょ「ペーパーレス化」第一回

みなさま、いかがお過ごしでしょうか？

 

今回は今だからできる、ペーパーレス計画について書かせていただきます。ご存じの通り弊所は自宅がオフィスでございます。書類の保管にスペースをとってしまいオフィスが徐々に狭くなってきています。

 

みなさまのビジネスではこのような問題はないとは思いますが、書類を電子化し保存することで数々の利点がございますのでここに挙げてみますね。

 

まずは、やはり省スペースですね。ビジネスでの領収書等は７年間の保管義務がございます。小さなビジネスの会計関連書類１年分でだいたい分厚いファイル１冊分、７年で７冊分。それに加えクライアント情報等のビジネス関連書類があると考えると、紙の情報を電子化することで結構なスペースを有効利用できますよね。弊所はクライアントの数だけの会計関連書類を管理しておりますので省スペースは大きな利点です。

 

そして、長期的にみるコスト削減です。紙代、インク代、棚等の収納スペース代はもとより作業効率の向上で時間の削減できますね。印刷物を減らしても作業効率が落ちないよう、それに見合ったＰＣやアプリ等と、それらを使い慣れるまでの労力の初期投資は必要かもしませんが長期で見るとコストを削減できるのではないでしょうか。

 

そして何よりの利点はアクセスのしやすさです。たくさんある書類でも電子化して明確に保存しておけば書類の山の中で遭難することはありません。

 

セキュリティーの面でも案外向上するのではないでしょうか。紙は劣化しますし、盗難や、天災等で無くなってしまう可能性もございます。実際、郵送での紛失は何度も経験しております。メールでの送信のセキュリティーは１００％ではございませんが経験上郵送よりは良いかと感じております。電子化して管理するとバックアップをとる等でセキュリティー問題は少なくなると思います。

 

最後に、外出先や日本帰国時に仕事ができるようになります。

たくさんの書類を持ち出すよりパソコン一台で身軽です。すべての書類が電子化保存＆アクセスできれば2，３ヶ月の海外ノマドワークなんてやってみたいと夢見ております（今ならマレーシア、タイ、そして日本が素敵ですね！）。夢見るのは楽しいのですが問題点もございます。

次回はペーパーレスの問題点を挙げますね。

 

それでは、素敵な日を過ごされますように。